Så arrangerar du ett hackathon som folk faktiskt vill vara med på

Jonny Strömberg, grundare och utvecklare på Confetti, har varit med och arrangerat flera hackathons, bland annat Hackaway tillsammans med Martina Elm och Ted Valentin. Där fick deltagarna resa till en ö utanför Stockholm, bygga idéer tillsammans och vara en del av ett event som många senare beskrev som ett av de bästa hackathons de hade varit på.

När Jonny pratar om vad som gör ett hackathon bra återkommer han ofta till samma sak: upplevelsen. Det handlar inte bara om vad deltagarna bygger. Det handlar också om vad de känner, vilka de möter och vad de tar med sig hem.

Börja med vad deltagarna ska få ut av eventet

Ett vanligt misstag är att börja med själva formatet. Man bestämmer att det ska vara ett hackathon, sätter en tid, bokar en lokal och tänker att resten löser sig.

Men ett bättre första steg är att fråga: vad ska deltagarna få ut av det här?

Ibland är målet att bygga något konkret. Kanske vill ni testa ett nytt API, utforska en produkt eller lösa ett tydligt problem. Då kan ett kortare och mer fokuserat hackathon fungera bra.

Andra gånger handlar det mer om gemenskap, inspiration och nya kontakter. Då behöver upplägget ge plats för mer än själva byggandet.

Fundera på:

• Vad vill vi att deltagarna ska känna när de går hem?
• Ska fokus ligga på resultat, lärande, relationer eller idéer?
• Vilka typer av deltagare vill vi samla?
• Hur mycket tid är rimligt att be dem lägga?

När du vet vad deltagarna ska få med sig blir det lättare att fatta beslut om plats, längd, mat, team och program.

Välj en plats som ger eventet energi

Platsen påverkar hela känslan. Den avgör inte bara var deltagarna sitter, utan också hur de pratar, rör sig och minns eventet efteråt.

Jonny beskriver att det ofta finns något starkt i att programmera på platser som inte i första hand är gjorda för det. Det kan vara en ö, en hotellobby, ett hus utanför stan eller en helt oväntad miljö. Det skapar en känsla av att deltagarna gör något tillsammans som skiljer sig från vardagen.

Det oväntade kan också hjälpa människor att mötas. När alla kommer till en ny plats blir fler nya tillsammans. Det kan sänka tröskeln för att prata med någon man inte känner.

En bra plats behöver inte vara dyr eller perfekt. Den behöver passa syftet. Om ni ber deltagarna resa bort över en helg behöver platsen kännas värd resan. Om ni kör ett kortare hackathon efter jobbet kan det räcka med en enkel lokal som gör det lätt att fokusera och samarbeta.

Bussen som tog deltagarna till Hackaway på Gotland

Håll storleken rimlig

Ett hackathon behöver inte vara stort för att bli bra. Tvärtom kan en för stor grupp göra det svårare för deltagarna att lära känna varandra och få utrymme att visa vad de har gjort.

Jonny tycker att någonstans runt 40 till 70 deltagare ofta är en bra storlek. Då finns det tillräckligt många människor för att skapa energi, men inte så många att deltagarna försvinner i mängden.

Det blir också lättare att planera avslutningen. Många hackathons slutar med att teamen presenterar sina projekt. Om det är för många team kan presentationerna bli långa och tappa tempo. Med en rimlig storlek hinner fler få scenutrymme utan att publiken tappar fokus.

Jonny och Unn på Hackaway 2014

Bygg team som faktiskt kan jobba ihop

Teamstorleken spelar stor roll. För små team kan få svårt att hinna med. För stora team riskerar att bli röriga.

Jonny lyfter att 3–4 personer i ett team ofta fungerar bra. Då finns det utrymme för flera kompetenser, men gruppen är fortfarande liten nog för att fatta snabba beslut.

Det viktigaste är att rollerna kompletterar varandra. Ett bra team kan till exempel ha någon som fokuserar på teknik, någon på design, någon på text eller presentation och någon på idé eller affärslogik. Då kan deltagarna jobba parallellt utan att hela tiden behöva synka allt.

Undvik team där flera personer vill göra exakt samma sak. Då är risken större att de trampar varandra på tårna.

Anpassa längden efter vad du erbjuder

Det finns inget perfekt antal timmar för ett hackathon. Längden behöver hänga ihop med konceptet.

Jonny beskriver till exempel skillnaden mellan ett kortare hackathon som slutar med fest och ett hackathon där deltagarna reser bort över en helg. Båda kan fungera, men de behöver planeras på olika sätt.

Om eventet är kortare kan det vara mer fokuserat. Deltagarna kommer dit, bygger något, presenterar och går vidare. Om eventet sträcker sig över en hel helg behöver du ge mer tillbaka. Då behövs en bra plats, god mat, tydlig struktur och en upplevelse som gör tiden värd att lägga.

Tänk särskilt på att deltagare har olika mycket tid. Studenter kan ofta vara mer flexibla. Personer med familj, resor eller ett krävande jobb behöver kanske planera mer. Om du ber dem lägga en hel helg behöver värdet vara tydligt.

Kort sagt: be inte om mer tid än eventet kan bära.

Resan till Hackaway i Stockholms skärgård

Gör plats för möten, inte bara byggande

Många kommer till ett hackathon för att bygga något. Men ofta är det mötena som gör att de minns eventet.

På Hackaway blev resan till och från ön en viktig del av upplevelsen. Båtturen gav deltagarna tid att prata, testa idéer och lära känna varandra innan själva arbetet började. På vägen hem fanns tid att prata om helgen, byta kontaktuppgifter och avsluta på ett naturligt sätt.

Det är ett bra exempel på hur pauser och transport kan bli en del av eventet, inte bara något som händer mellan programpunkter.

Du kan skapa möten på flera sätt:

• Ge deltagarna tid att prata innan arbetet börjar.
• Hjälp personer som kommer ensamma att hitta team.
• Lägg in pauser där människor faktiskt hinner mötas.
• Avsluta med tid för samtal efter presentationerna.

Det behöver inte vara avancerat. Men det behöver vara planerat.

Håll tävlingen på rätt nivå

En tävling kan ge energi till ett hackathon. Den kan hjälpa deltagarna att samla sina idéer, bli klara i tid och visa upp vad de har byggt.

Men tävlingen ska inte ta över allt.

På Hackaway hade arrangörerna prispengar till vinnarna. I efterhand såg de att det inte blev helt rätt. En del deltagare upplevde att pengar gjorde tävlingen för allvarlig och flyttade fokus från kreativitet och gemenskap till prestation.

Symboliska priser kan ofta fungera bättre. De gör det fortfarande roligt att vinna, men håller stämningen lättare. Målet är att deltagarna ska våga testa idéer, inte bara optimera för juryn.

Presentationerna i slutet är också viktiga. De ger teamen en chans att visa vad de har gjort och fira arbetet tillsammans. Se bara till att det finns tillräckligt med tid, så att avslutningen inte känns stressad.

Gör det enkelt att delta

Ett bra hackathon kräver mycket av arrangören. Det ska finnas information, anmälan, schema, deltagarlistor, kommunikation, check-in och uppföljning. Ju smidigare det praktiska fungerar, desto mer kan du fokusera på upplevelsen.

Här kan Confetti hjälpa dig att hålla ihop allt på ett ställe. Du kan skapa en tydlig eventsida, samla anmälningar, skicka information till deltagarna, checka in dem på plats och följa upp efteråt.

Det gör också eventet enklare för deltagarna. De vet var de hittar informationen, vad som gäller och vad nästa steg är.

När det praktiska känns tydligt blir det lättare för deltagarna att slappna av, bygga vidare och lära känna människorna runt omkring sig.

Skapa något deltagarna minns

Ett bra hackathon handlar inte bara om vad som byggs under några intensiva timmar. Det handlar om helheten.

Rätt plats kan ge energi. Rätt team kan få idéer att växa. Rätt längd kan göra att deltagarna känner sig peppade istället för trötta. Och rätt avslut kan göra att människor går därifrån med nya kontakter, nya tankar och en känsla av att de vill vara med igen.

Börja med deltagarna. Vad behöver de för att kunna bidra, känna sig trygga och ha kul längs vägen?

När du planerar utifrån det blir hackathonet mer än ett format. Det blir en upplevelse som folk faktiskt vill vara med på.