Hur gör man för att sticka ut i mängden?

Som nybörjare och ska ha sitt första digitala event, vad bör man tänka på inledningsvis?

Som nybörjare inom digitala event eller s.k web-seminarium finns det 3 fundamentala resurser att säkerställa:

1. Mjukvara för evenemang och livesändning
2. Integrationer mellan ovanstående mjukvara och CRM-system
3. Teknik i form av ljudupptagning, bild och presentation

När det gäller mjukvara för ditt digitala event är det viktigt att kika på ett verktyg som ur ett användarperspektiv täcker en friktionsfri väg mellan registrering, live-upplevelse och uppföljning. Rent tekniskt å andra sidan, har det varit viktigt för oss att arbeta med ett verktyg som erbjuder event-uppsättning med design white label, webcast där vi styr live över vad som visas för tittaren, inspelning av sändningen för nedladdning och publicering i efterhand, chat- och Q&A funktion, dashboards över sändningens prestation samt målgrupp och integration med vårt marketing automation och CRM-system.

Gällande integrationer med CRM-system eller marketing automation-verktyg varierar möjligheterna förstås beroende på vilket system du använder. Det viktiga är att du hittar ett verktyg som eliminerar ett manuellt arbete mellan ditt digitala event och CRM-system kring sändningens deltagare utan som istället möjliggör för automatiserade målgrupper eller leads baserat på tittarnas engagemang, gällande såväl registrering och avregistrering som no-shows. Detta är extremt värdefulla målgrupper att bearbeta vidare så se till att de samlas på rätt plats och bearbetas med omsorg. Vanliga exempel på system att titta efter integrationer med är HubSpot, MailChimp, SalesForce, Zapier, Google Analytics eller ActiveCampaign.

Som vi alla vet är ljud och bild A&O när det kommer till en härligt användarupplevelse och här finns det en hel uppsjö av alternativ. Om du har mindre resurser och/eller teknisk kunskap går det förstås alldeles utmärkt att använda sig av din laptops inbyggda kamera, däremot skulle jag rekommendera att investera en liten summa på att komplettera med bättre ljudupptagning så att du slipper ha datorn i knät under föredraget och kan använda dig av en presentations-clicker istället. Det finns många bra mickar att använda från exempelvis Rhode eller helt vanligt konferensutrustning från exempelvis Logitech. Om du vill avancera något kan du koppla på en kamera på stativ för bättre bildkvalité och interaktiv upplevelse, detta kräver dock en mjukvara som tillåter webcast.

Inför sitt event- hur kan man förbereda sig inför sitt digitala event/webinar? Har du några bra tips?

Det första jag vill att du tar i beaktning är att: Konkurrensen är stenhård. Aldrig någonsin tidigare har kunskap och inspiration online varit så lättillgängligt. Nya möjligheter för företag att frispråkigt exponera sin kunskap = outforskad mark för dig att springa förbi konkurrenterna. Så vad är det första du behöver du fråga dig själv? Jo, om ditt innehåll är tillräckligt tilltalande för din målgrupp att välja just ditt online-event. För just nu handlar ALLT om användarupplevelsen och att ditt innehåll är värdeskapande för din publik. Med det sagt är det viktigt att du lägger extra kärlek på din omvärldsbevakning. Vilken kunskap skriker folk efter nu? Vilka ämnen är obrukade? Rada upp fler än ett område och planera med god marginal.

Rent konkret är det fortsättningsvis viktigt att du:

1. Gör en tydlig beskrivning av ditt event och i synnerhet vilken kunskap du lovar tittarna att de bär med sig efter dragningen. Återigen - Vad erbjuder du MIG som tittare för värde så att jag väljer just DITT webinar?
2. Promota ditt digitala event mot relevanta målgrupper, bränn inga broar på personer du kan ge värde till ett annat tillfälle. Kommunikation som upplevs personligt lovar jag att du vinner på i längden. Lägg också ditt fokus på relevanta plattformar där du med säkerhet vet att du når din rätta målgrupp.
3. Skriv manus, anordna en intern test-sändning och samla feedback. Att hålla föredrag utan mänskliga interaktioner är något helt annat än att stå framför en publik. Så se till att plantera små energizers, anekdoter eller vanliga frågor i ditt manus som du sporadiskt kan mjuka upp din dragning med för att säkerställa uppmärksamhet och engagemang genom hela sändningen.
4. Se till att din presentation innehåller dubbelt så stor text, heltäckande bilder och undvik animationer samt filmer - då detta gör att din presentation tenderar att hacka för tittarna.

Under sitt digitala event, finns det något som kan vara bra att tänka på?

Ett litet trix för bra kvalitet är att sända din webcast med 15 sekunders fördröjning, detta förutsätter förstås att din mjukvara erbjuder den möjligheten. Se till att ge tittarna en livlig inledning som fångar uppmärksamhet och intresse snabbt. Detta kan du exempelvis göra genom att sitta i en ovanligt spännande miljö, ha på dig något färgstarkt eller varför inte ha med dig alla kollegor i bakgrunden alternativt ditt husdjur som du välkomnar tittarna tillsammans med.

I introt är det fortsättningsvis viktigt att du introducerar vem du/ni är, dagens agenda och kunskapen tittarna kommer bära med sig. Spara på din företagspresentation till sist och håll den kort och koncist - din målgrupp är inte där för en säljdragning. Om det är så att ditt online-event har en chatt eller Q&A, se då till att ha med en kollega antingen bakom eller framför kameran som bollar upp frågorna till dig alternativt svarar direkt i chatten.

Informera gärna tittarna om detta också och uppmana således deltagarna till att ställa frågor under föredragets gång. Detta gör att du kan fokusera på din presentation och om du väljer att ha med din kollega i rutan blir blir formatet dessutom desto mer interaktivt för tittarna.

Gör alltid utrymme för 5-10 minuters Q&A i slutet där du/ni plockar upp de frågor som ännu inte har hunnit bli besvarade under föredragets gång. Avslutningsvis är det viktigt att sammanfatta dina viktigaste insikter som du vill att tittarna bär med sig samt introducera kommande webinars, hur man kan ta del av ert värdeerbjudande eller kontakta er.

Som människor är vi otåliga och förväntningarna på dina gäster är desto lägre online - se därför till att hålla ditt föredrag inom ramen av max 1h, att innehållet är nyanserat och att ha ett raskt men metodiskt tempo. Fokusera på att behålla dina tittare genom att hålla dig till ämnet, eliminera “ordbajs” och nämn bara det mest nödvändiga (tips för detta: I ditt manus skriver du ner ETT budskap du vill att tittarna ska bära med sig per slide). Sist men inte minst - HA KUL! Om inte du har roligt smittar detta av sig på dina tittare.

Har du några specifika lärdomar efter att kört lite digitala events? Jämfört när du kört live events?

Den största skillnaden är återigen att förväntningarna på dina gäster är lägre under live-event. Det är ett större åtagande att anmäla sig till ett fysiskt sådant och därav lättare att inte dyka upp digitalt. Räkna med andra ord med en högre drop of rate än vanligt och se till att ta höjd i antalet inbjudningar samt följa upp nära inpå ditt digitala event för att säkerställa gästlistan.

Vi alla är ju bara människor och människor glömmer lätt. Ta därför höjd i frekvensen gällande din digitala marknadsföring och övrig bearbetning av inbjudna gäster. Om du exempelvis jobbar mycket med email, se exempelvis till att bearbeta vidare de som har öppnat men inte klickat och likaså de som klickat men inte anmält sig - kanske dök ett hastigt möte upp eller så ringde mobilen när de väl valt att engagera sig i din inbjudan och egentligen inte vill missa din sändning. Påminn, påminn, påminn! Men tänk kreativt och nyanserat så att det inte upplevs som spam.

Det är också desto viktigare med uppföljning och att fånga upp feedback från dina gäster. Se till att connecta snabbt och fråga om deras upplevelse! Något vi har fått som positiv feedback och vet är viktigt för våra gäster är exempelvis att beskrivningen av våra webinars speglar innehållet till 100% samt att självaste hostingen är något nytt och skoj - detta i form av en tv studio-känsla och att vi alltid är minst två personer i rutan så att formatet på så sätt känns mer interaktivt och gemytligt till skillnad från digitala event med endast en presentatör.

Var det något som fungerade extra bra som du vill tipsa andra när ni gjorde era digitala events? Något "hemligt tips?

Vårt bästa tips är återigen utan tvekan att hitta ett skarpt ämne som tilltalar din målgrupp och ger värde till tittarna. Något vi har gjort för att säkerställa just detta är att fråga våra faktiska kunder och huvudsakliga målgrupp (marknadschefer): Vad hade gjort dig tillräckligt intresserad för att registrera dig till ett webinar och vilken kunskap hade varit av värde för just dig? Svaren på just den frågan är således precis vad vi har byggt våra webinars på, vilket har visat sig vara ytterst framgångsrikt!

Vad som också har gjort att våra digitala event har funkat mycket bra i form av att “få igång publiken” i chatten och att gästerna känner sig sedda samt delaktiga är att vi själva har förberett en back-up lista med frågeställningar specifikt anpassade för gästerna som tittar och dess olika branscher. Det skulle exempelvis kunna vara “Vi har ju en del e-handlare som tittar idag och vi brukar ju få en del frågor om...” eller “Några av våra gäster erbjuder tjänster inom IT, hur kan man då tänka kring...”. Så - se till att gå igenom din gästlista och lär känna din publik innan du drar igång!

Finns det något man bör göra efter sitt digitala event, uppföljning eller något annat? Hur gjorde ni?

Du kanske planerar att hålla i fler digitala event, vill ge dina gäster ett erbjudande eller rent av vill ha feedback på din dragning. Uppföljning bör du se till att ha på plats oavsett vad din plan är. Mitt bästa tips för feedback är att ringa upp gästerna och höra vad de tyckte samt adda gästerna på LinkedIn med ett trevligt tack-meddelande. Något vi också vet är viktigt för våra gäster är att kunna titta på sändningen i efterhand, ta del av presentationsmaterialet och möjlighet att få information om kommande dragningar. Detta skulle jag också säga är något de flesta förutsätter när man väljer att delta i ett digitalt event. Så detta skulle jag absolut säga är något du bör ha en bra rutin för direkt efter ditt webinar!

Slutord: Webinars är KUL! Sätt dig i en tittares skor och fråga dig själv vad som hade gjort ett webinar unikt och roligt att se på för att adaptera det i ditt digitala event. Var dig själv och våga ta ut svängarna så att dina gäster har dig top of mind och kommer tillbaka! Lycka till!