Checklista för ditt mingel på Almedalen

🎯 Börja med varför – sätt mål och syfte

✔ Bestäm vad du vill få ut av minglet

• Är målet att bygga relationer med nya kontakter, stärka ett varumärke, eller samla in leads? Tydliggör det för dig själv och teamet.
• Ett tydligt syfte hjälper dig att prioritera rätt när du planerar – och följa upp smart efteråt.

✔ Tänk igenom vem du vill nå

• Fundera på vilka du vill bjuda in, och hur du bäst når dem. Politik, näringsliv, media eller branschkollegor? Anpassa inbjudan efter målgruppen.

📅 Inför – lägg grunden för ett lyckat mingel

✔ Stick ut i bruset

Det händer mycket under Almedalsveckan – så det gäller att synas. Lägg lite extra kärlek på inbjudan, ämnesraden i mejlet och hur du formulerar vad som gör just ditt mingel värt att prioritera. Bjud in med en personlig touch, lyft det unika med ditt upplägg och var tydlig med varför just det här tillfället är värt att ta sig till.

• Skapa en snygg och tydlig inbjudan
• Gör det enkelt att bjuda in genom att ha all info samlad på ett ställe – tid, plats, program och RSVP
• En visuellt tilltalande eventsida gör att ditt mingel känns proffsigt redan innan det börjat
• Se till att få med mobilnummer när gästerna anmäler sig. Då kan du enkelt skicka en påminnelse eller en snabb uppdatering precis innan minglet – till exempel om exakt plats, starttid eller att det snart drar igång.
• Begränsat antal platser? Tydliggör det direkt i inbjudan

✔ Påminn och kommunicera inför eventet

• Skicka ut en friendly reminder dagen innan – gärna med praktisk info som adress, tider och kontaktperson
• Ett snabbt hej på LinkedIn eller i mejlen kan göra att fler faktiskt dyker upp

✔ Välj rätt tidpunkt

Almedalen är fullt av parallella event – så tajming är allt. Undvik att krocka med större seminarier eller andra populära mingel i närheten. Håll koll på vad som händer runt omkring och välj en tid som ger dig bästa möjliga förutsättningar att få rätt personer att dyka upp.

✔ Samkör med rätt partner

Vill du öka chansen att locka fler? Bjud in en partner, organisation eller annan aktör som riktar sig till samma målgrupp. Det ger både draghjälp i kommunikationen och ett större nätverk att bjuda in från – utan att du behöver göra allt själv.

🏠 Sätt lokalen – Almedalen kräver framförhållning och finess

Rätt lokal gör hela skillnaden, särskilt under Almedalsveckan där det är högt tryck på varje kvadratmeter. Populära innergårdar, takterrasser och trädgårdar bokas upp tidigt – så var ute i god tid.

Välj en plats som passar formatet: ska det vara drop-in eller ett program med talare? Inomhus eller utomhus? Utomhus är härligt, men kräver regnplan, skugga och kanske ljudutrustning som funkar även om Visby-bruset är högt.

Tänk också på läget. Är lokalen nära Almedalens kärna, eller behöver du hjälpa gästerna att hitta dit? En central plats gör det enklare för folk att komma förbi mellan seminarier och möten – vilket kan vara avgörande för att få upp deltagandet.

Extra plus om lokalen har el, wifi, toaletter och plats för servering. Och glöm inte tillgänglighet – mingel ska vara öppet och inkluderande för alla.

🥂 Vad ska du bjuda på? Tänk till kring mat, dryck – och budget

Mingel handlar mycket om att bjuda på något trevligt – och gärna något som säger något om dig eller din verksamhet. Kanske en lokal delikatess från den del av Sverige du verkar i, eller något som kopplar till ert varumärke eller värderingar?

Det behöver inte vara dyrt. Har du begränsad budget? Försök hitta en partner eller sponsor som kan stå för delar av serveringen – win-win för båda.

Håll också koll på antalet gäster, så att maten räcker och ingen går hungrig eller törstig. Det skapar bättre stämning och gör att folk stannar längre.

🍷 Bjuder du på alkohol? Få stenkoll på reglerna för slutet sällskap

Vill du servera alkohol på ditt mingel? Då behöver du följa reglerna för slutna sällskap. Annars riskerar du att bryta mot alkohollagen – även om det bara är ett glas vin i en trädgård.

👉 Här är några grundkrav för att räknas som ett slutet sällskap:

• Gästerna ska vara föranmälda
• Eventet får inte vara öppet för allmänheten
• Det ska finnas en tydlig koppling mellan deltagarna – t.ex. samma bransch
• Minglet ska hållas i ett avgränsat utrymme
• Du får inte sälja alkohol – bara bjuda

📌 Läs mer hos Region Gotland: gotland.se
💡 Det låter kanske krångligt – men med lite framförhållning är det enkelt att göra rätt.

👥 Fördela roller – så att allt flyter på plats

Ska du stå i dörren? Hålla i presentationen? Fylla på snacks? För att få minglet att flyta, behöver teamet veta vem som gör vad.

✔ Dela upp ansvar för check-in, servering, värdskap och teknik
✔ Ta in extra hjälp om ni behöver – så kan alla fokusera på rätt saker
✔ Gå igenom rollerna dagen innan – då slipper ni onödig stress

📍 På plats: Se till att grunden är på plats

✔ Lokalen är redo och lätt att hitta

• Tydlig skyltning vid ingången
• Värdar som välkomnar och visar vägen
• Tillgång till el, WiFi och teknisk utrustning

✔ Väderplan för utomhusmingel

• Regnskydd eller parasoll vid behov
• Almedalen kan bli riktigt varmt – se om du kan fixa skugga med ett partytält, parasoll eller genom att spänna upp ett segel.
• Alternativ inomhuslokal om vädret slår om

✔ Namnbrickor och material på plats

• Namnskyltar för talare, värdar och eventuellt deltagare
• Tryckt material, program eller QR-kod till digital information
• Eventuellt name badges eller armband

✔ Servering och logistik fungerar

• Dryck och snacks finns framme och fylls på vid behov
• Glas, servetter och avfallshantering på rätt plats
• Allergi- och specialkostalternativ om det ingår något att äta

🗣 När gästerna börjar komma – skapa rätt stämning

✔ Välkomstvärdar som ser till att alla känner sig inkluderade

• Hälsa på alla personligt om möjligt och introducera dem till andra deltagare
• Håll koll på vilka som dyker upp med hjälp av en incheckningsapp. Då ser du direkt vilka som har kommit, om ni nått maxkapacitet – och vilka du fortfarande väntar på. Bjuder du på alkohol till ett slutet sällskap? Då är det här ett måste

✔ Inled eventet på rätt sätt

• En kort introduktion där du presenterar syfte och agenda
• Lyfta fram nyckelpersoner och eventuella talare
• Påminna om eventets hashtag och uppmuntra till delning i sociala medier?

✔ Gör det lätt för folk att nätverka

• Ståbord och öppna ytor för spontana samtal
• Isbrytande aktiviteter eller samtalskort om minglet känns stelt i början
• Om möjligt, ha ett par personer på plats som kan hjälpa till att koppla ihop folk som borde träffas.

📲 Under eventet – håll energin uppe och skapa synlighet

✔ Se till att minglet syns på sociala medier

• Dela bilder, citat och highlights i realtid
• Tagga deltagare och partners för att öka spridningen
• Livesänd eller spela in delar av eventet för senare användning

✔ Säkerställ att rätt personer pratar med varandra

• Om du har bjudit in nyckelpersoner – se till att de får möjlighet att träffas
• Ha en tydlig plan för vilka samtal du själv vill prioritera

✔ Fånga upp leads och intressanta kontakter

• Be om mejladressen eller connecta direkt på LinkedIn
• Skriv ner viktiga namn och insikter direkt i mobilen så att du har allt samlat efteråt

✔ Håll tidsramarna

• Om du har en planerad programpunkt – håll den kort och koncis
• Ge tydliga signaler när eventet närmar sig sitt slut

🎯 När minglet är över – följ upp direkt

✔ Tacka deltagarna och håll dialogen vid liv

• Skicka ett kort tack-mejl samma dag eller morgonen efter
• Lägg med bilder, citat eller en summering av eventets viktigaste insikter

✔ Dela material i sociala medier

• Sammanfatta höjdpunkter och tagga relevanta personer
• Om du spelade in något – klipp ihop och publicera

✔ Följ upp med viktiga kontakter

• Skicka personliga meddelanden till de mest intressanta kontakterna
• Försök boka uppföljningsmöten direkt medan ni fortfarande har eventet färskt i minnet – även om mötet blir först efter sommaren. Det visar att du är på bollen och gör det lättare att ta vid senare.

✔ Utvärdera och dra lärdomar till nästa gång

• Vad gick bra? Vad kunde förbättras?
• Be om feedback från deltagare och teamet

Gör Almedalen enklare med Confetti

Med Confetti kan du hantera inbjudningar, check-in, leadscanning och uppföljning – allt i ett verktyg. Så att du kan fokusera på att skapa ett riktigt bra mingel.

Du kanske också är intresserad av att läsa om hur du kan använda Confetti för att:

• Checka in dina gäster
• Skapa eventsida
• Skicka mail och sms till dina gäster